バックオフィス業務に追われ、現場に集中できないということはありませんか？
そこで、今回は建設業におけるバックオフィス効率化の必要性や具体的な導入手順について解説します。
この記事を読めば、なぜ効率化が重要なのか、導入のメリットや成功の秘訣までわかるので、ぜひ最後まで読んで学んでください。
建設業におけるバックオフィスとは
建設業におけるバックオフィスとは、現場を支えるために会社の内部で行われる経理や人事、労務管理などの業務を指します。
現場作業が「表」にあるとすれば、バックオフィスは円滑な運営を下支えする「裏方」の存在です。
バックオフィス業務の範囲（経理・総務・人事・労務管理など）
建設業のバックオフィス業務は多岐にわたり、企業運営の基盤を支えています。
経理では請求書の発行や原価管理、資金繰りの調整が行われ、特に建設業では工期ごとの原価計算や複雑な請負契約の処理が必要です。
総務は社内規則や備品管理、契約文書の整理などを担い、社内外の調整役を果たします。
人事は採用活動から評価制度の運営、教育研修に至るまで幅広く、慢性的な人手不足が課題となる建設業では特に重要です。
また労務管理では、長時間労働への対応、労働安全衛生の確保、社会保険や勤怠管理といった実務が中心となります。
これらの業務は一見現場と距離があるように見えますが、現場での作業環境や労働条件に直結する重要な役割を担っています。
| 業務領域 | 主な内容 | 建設業での特徴 |
|---|---|---|
| 経理 | 請求書発行、資金管理 | 工期ごとの原価計算が必須 |
| 総務 | 社内規則管理、契約書整理 | 多様な協力会社との契約調整 |
| 人事 | 採用、評価、研修 | 人材不足対策が重要課題 |
| 労務 | 勤怠管理、社会保険、労働安全 | 長時間労働・安全管理への対応 |
現場業務との違いと役割
建設業における現場業務とバックオフィス業務は、性質も目的も大きく異なります。
現場業務は建物やインフラを実際に施工する仕事で、目に見える成果物を生み出します。
一方でバックオフィスは、直接的な施工を行わないものの、現場が効率的かつ安全に進むように制度や仕組みを整えることに主眼があります。
例えば、労務管理は現場の作業員の労働時間を適正化し、過労を防ぐことにつながります。
また経理は資金の流れを正確に管理することで、必要な資材や外注費を滞りなく支払える環境を作り出します。
人事や総務は人材の確保や社内環境の整備を行い、現場で働く人々が安心して業務に集中できる状態を支えます。
つまり、現場が「建設物を作る」役割を持つのに対し、バックオフィスは「人と資金と仕組みを整える」役割を担っており、両者は不可分の関係にあります。
建設業でバックオフィス効率化が必要な理由
建設業では、人手不足や2024年問題などの影響により、従来型のバックオフィス業務では限界が見え始めています。
効率化を進めることで、経営の安定化や働き方改革への対応が可能となり、現場を含む組織全体の競争力向上につながります。
慢性的な人手不足と2024年問題
建設業は長年にわたり人材不足が続いており、若手の入職者減少や高齢化が深刻です。
さらに2024年4月から建設業にも時間外労働の上限規制が適用され、従来の働き方では業務を回しきれないケースが増加します。
バックオフィス業務が煩雑なままでは、現場をサポートするどころか逆に負担となり、生産性低下を招きます。
そこで効率化を進めることにより、限られた人員でも業務を遂行できる体制を整えることが求められています。
同一労働同一賃金への対応
同一労働同一賃金制度により、正社員と非正規雇用者との待遇格差の是正が必要となりました。
建設業では多様な雇用形態が存在し、契約管理や給与計算が一層複雑化しています。
これらを手作業で処理するのは効率が悪く、ミスのリスクも高まります。
効率化によって統一的かつ正確な労務管理が実現でき、法令順守と従業員満足度の両立につながります。
書類業務の増加と属人化リスク
建設業は契約書、請求書、報告書など紙を中心とした文書業務が多く、担当者ごとに処理方法が異なる「属人化」が問題となりがちです。
この状態が続くと、担当者の退職や異動時に引き継ぎが滞り、業務停滞を招きます。
バックオフィス効率化によってデータ共有や標準化が進めば、誰でも同じ水準で業務を行える体制が整い、組織全体のリスクを軽減できます。
若手人材確保と働き方改革
若手人材の確保には、現場だけでなくバックオフィス業務の環境改善も欠かせません。
非効率で残業が多い環境では、人材の定着が難しくなります。
効率化によって残業削減やペーパーレス化が進めば、働きやすい環境が整い、企業の魅力向上につながります。
結果的に採用競争力が高まり、将来的な人材不足解消の一助となります。
| 課題 | 背景 | 効率化の効果 |
|---|---|---|
| 人手不足・2024年問題 | 長時間労働規制と高齢化 | 少人数でも業務を回せる体制整備 |
| 同一労働同一賃金 | 多様な雇用形態による処理の複雑化 | 統一的で正確な給与・労務管理 |
| 属人化リスク | 紙文化と担当者依存 | 業務の標準化・データ共有 |
| 若手人材の確保 | 残業や非効率な環境 | 働きやすさの向上による定着促進 |
建設業におけるバックオフィス効率化のメリット
バックオフィス効率化は、単なる業務削減ではなく、経営全体の安定と現場力強化に直結します。
ここでは具体的なメリットを整理し、建設業にとって効率化がどのような成果をもたらすのかを解説します。
業務時間の削減と生産性向上
効率化の最大の効果は、事務処理時間の削減です。従来、請求書作成や勤怠集計、契約書管理は紙と手作業に依存していました。
これをデジタル化・自動化すれば、作業時間を大幅に短縮でき、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。
例えば請求書発行をクラウド化するだけで、月数十時間の作業削減につながるケースもあります。
結果として、企業全体の生産性向上を後押しします。
人材不足への対応力強化
人手不足が深刻化する中、従来通りの業務量を人員で補うのは現実的ではありません。
バックオフィス効率化により、一人当たりの業務負担を軽減できれば、限られた人材でも業務を維持できます。
また業務が標準化されることで、未経験者や若手でも短期間で戦力化しやすくなり、採用難の状況下でも組織の安定運営が可能となります。
コンプライアンス強化とリスク低減
法改正が相次ぐ建設業界では、労務・経理の処理における法令順守が重要です。
効率化によってシステム上で自動計算やチェックが行えるようになれば、ヒューマンエラーの防止につながり、労基法違反や支払遅延といったリスクを軽減できます。
また、データが一元管理されることで監査対応もスムーズになり、企業の信用力向上にも寄与します。
現場との連携強化
バックオフィスと現場が分断されていると、情報伝達の遅れや二重入力が発生しやすくなります。
効率化によってシステムを共有すれば、現場が入力した勤怠や原価情報が即座にバックオフィスに反映され、迅速な意思決定が可能になります。
これにより、現場と管理部門の連携が強化され、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
| メリット | 具体的な効果 | 建設業への影響 |
|---|---|---|
| 業務時間削減 | 請求書・勤怠処理の自動化 | 担当者の負担軽減、生産性向上 |
| 人材不足対応 | 標準化による早期育成 | 少人数でも業務を維持可能 |
| コンプライアンス強化 | 自動チェック機能 | 法令順守とリスク低減 |
| 現場連携向上 | システムによる情報共有 | 迅速な意思決定と効率化 |
建設業におけるバックオフィス効率化のデメリット
効率化には大きなメリットがある一方で、導入過程ではコストや運用負担といった課題も存在します。
ここでは建設業が直面しやすいデメリットを整理し、導入時に注意すべきポイントについて解説します。
導入コストとランニングコストの負担
効率化の多くはクラウドシステムや専用ソフトの導入を伴います。
そのため初期費用や月額利用料が発生し、特に中小規模の建設会社にとっては大きな負担となる場合があります。
また、導入後もライセンス更新やサーバー利用料が必要であり、長期的にコストを見据えた判断が求められます。
投資対効果をしっかり検討しなければ、負担ばかりが増える可能性も否めません。
社員のITリテラシー格差
バックオフィス効率化を推進する際、必ず課題となるのが従業員のITスキルです。
建設業は年齢層が幅広く、パソコンやクラウド操作に不慣れな人も多いのが実情です。
その結果、システムを導入しても活用できない、入力ミスが増えるといった問題が生じる恐れがあります。
教育・研修の体制を整えなければ、効率化どころか逆に業務の停滞を招きかねません。
システム障害やセキュリティリスク
業務をデジタルに依存する以上、システム障害や通信トラブルは避けられません。
例えば、クラウドサービスが一時的に停止すると、請求処理や給与計算が遅延する恐れがあります。
また、個人情報や取引情報を扱うため、サイバー攻撃や情報漏洩のリスクも無視できません。
セキュリティ対策やバックアップ体制を整備することが欠かせないのです。
自社業務に合わないシステム導入の失敗
効率化ツールは多種多様であるため、選定を誤ると逆効果になります。
例えば、建設業特有の勤怠管理や工事原価管理に対応できないシステムを導入すると、業務フローに合わず現場で使われなくなるケースがあります。
システムが複雑すぎる場合も、入力作業が増えて負担が増す結果となりかねません。
自社の業務に最適化された仕組みを選ぶことが何より重要です。
| デメリット | 具体的な課題 | 注意点 |
|---|---|---|
| コスト負担 | 初期費用・利用料の発生 | 投資対効果を長期で検討 |
| ITリテラシー格差 | 従業員のスキル差 | 研修やサポート体制の整備 |
| システム障害・セキュリティ | 業務停止や情報漏洩のリスク | バックアップ・セキュリティ強化 |
| システム選定の失敗 | 業務フローに合わない導入 | 建設業特化型のツール選択 |
建設業向けバックオフィスシステムの選び方
システム選定を誤ると、導入後に使われなくなったり、業務効率化どころか逆に負担が増えるリスクがあります。
ここでは、建設業ならではの課題に対応するために確認すべき選定ポイントを4つに分けて解説します。
自社ニーズに合う機能（原価管理・勤怠管理・請求書発行など）
建設業では現場ごとに原価が発生し、人件費・資材費・外注費などを正確に把握することが重要です。
そのため、バックオフィスシステムには原価管理機能が備わっているかを必ず確認しましょう。
また、現場スタッフの勤務時間や残業時間を正確に把握する勤怠管理機能、請求書・見積書の自動発行機能も欠かせません。
特に請求処理は案件ごとに異なるため、柔軟にカスタマイズできる機能があると効率化が進みやすくなります。
導入前に、自社業務で「どの作業に時間がかかっているか」を洗い出し、それに対応できる機能を持つシステムを選ぶことが成功の第一歩です。
使いやすさと拡張性（スマホ対応・拡張機能）
システムは使いやすさが最も重要です。
現場スタッフや事務担当者が直感的に操作できなければ、導入しても活用されなくなる可能性があります。
特に建設業では現場からの入力が多いため、スマートフォンやタブレットからアクセスできるかどうかが大きなポイントです。
また、将来的に業務の拡大や新しい制度への対応が必要となるため、拡張性が高いかも確認しておきましょう。
例えば、最初は勤怠管理だけ導入し、後から経理や契約管理を追加できるモジュール型のシステムであれば、無理なくステップアップできます。
コスト比較（初期費用・月額・保守）
システム導入ではコスト面の検討が欠かせません。
初期費用が高額な買い切り型か、月額課金のクラウド型かで負担が大きく変わります。
クラウド型は初期費用が抑えられる反面、毎月のランニングコストが発生する点に注意が必要です。
また、保守費用やサポート費用が別途かかる場合もあるため、長期的に見てどちらが自社に適しているかを検討しましょう。
| 費用項目 | 買い切り型 | クラウド型 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 高額（数百万円規模も） | 低額（数万円～） |
| 月額費用 | 不要 | 数千円～数万円 |
| 保守・更新 | 別途費用発生 | 利用料に含まれる場合が多い |
セキュリティとサポート体制の確認
建設業のバックオフィスでは、顧客情報・従業員情報・契約データなど、重要な情報を多数扱います。
そのため、システム選定時にはセキュリティレベルの確認が必須です。
データの暗号化、アクセス権限の設定、定期的なバックアップなどの機能が備わっているかを確認しましょう。
また、導入後に困ったときのサポート体制も重要です。
電話やチャットで迅速に対応してくれるか、トラブル時に復旧を支援してくれるかなど、実際の運用を想定したサポート内容をチェックしておくことが安心につながります。
特にITに詳しくない中小企業では、サポートの充実度がシステムの使いやすさに直結します。
バックオフィスシステムの導入手順
システムを導入する際には、段階ごとに計画的に進めることが成功のカギです。
ここでは導入準備から運用定着までの流れを4つのステップに分けて解説します。
①導入スケジュール作成
まず最初に行うべきは、導入スケジュールの策定です。
システム導入は一度にすべてを切り替えるのではなく、段階的に進めることが望ましいため、工程ごとの期間を明確に設定する必要があります。
例えば「要件整理」「テスト運用」「本格導入」「社内研修」「定着化」といったフェーズに分け、それぞれに担当者と期限を割り当てます。
また、建設業では繁忙期と閑散期の差が大きいため、繁忙期を避けて導入することで現場の混乱を最小限に抑えられます。
スケジュール作成時には現場の意見も取り入れ、現実的かつ無理のない計画を立てることが成功の第一歩です。
②テスト運用での課題洗い出し
スケジュールを立てた後は、限られた部署やプロジェクトでテスト運用を実施します。
小規模に運用してみることで、システムの操作性や現場との相性を事前に確認できるのがメリットです。
テスト運用の段階で「入力作業が複雑で手間がかかる」「データの連携に不具合がある」といった課題を洗い出し、本格導入前に改善しておくことが重要です。
また、利用者からのフィードバックを集めることで、システムが実務に合っているかを確認できます。
この段階で改善を重ねることで、導入後のトラブルを大幅に軽減でき、スムーズな定着につながります。
③本格導入と社内研修
テスト運用で問題点を解消したら、本格導入へ移行します。
本格導入では、全社的にシステムを稼働させるため、従業員への周知と研修が欠かせません。
特にITに慣れていないスタッフにとっては、新しい操作に戸惑うことが多いため、マニュアルや動画による説明資料を用意すると効果的です。
また、研修は一度きりではなく、実務に合わせて段階的に行うことが重要です。
例えば導入初期は「基本操作研修」、数週間後には「応用操作研修」といった形で実施すれば、定着率を高められます。
現場との連携が必要な建設業では、現場スタッフも対象に含めて教育することが成功のポイントです。
④導入後のフォローアップと改善
システムは導入して終わりではなく、その後のフォローアップと改善が欠かせません。
実際の運用を通じて「入力が煩雑」「現場からのデータ反映が遅い」といった新たな課題が見つかることは珍しくありません。
その際にはベンダーのサポートを活用し、設定変更や追加研修で改善していくことが必要です。
また、定期的に運用状況を確認するミーティングを設けることで、利用者の不満や改善点を早期に把握できます。
さらに、法改正や業務内容の変化に対応するため、システムを柔軟にアップデートしていく姿勢も重要です。
フォローアップを徹底することで、長期的に業務効率化とコスト削減を実現できます。
まとめ
今回の記事では、建設業のバックオフィスについて解説しました。
効率化を成功させるには、自社の業務に合うシステム選びと定期的な改善が不可欠です。
小さな一歩から導入を始め、継続的に最適化へ取り組んでみてください。
図面作成や機械設備設計、電気設備設計、自動制御設備設計、数量積算などの業務を外注したい、相談したいという方は以下のボタンをクリックしてお問い合わせページよりご連絡ください。
